Accès aux documents administratifs

Vérifié le 25 octobre 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Vous souhaitez consulter un document administratif, par exemple un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Nous vous indiquons comment faire la demande et comment saisir la Cada en cas de refus.

Un document administratif est produit ou reçu par un service de l'État, une collectivité territoriale, un établissement public ou un organisme privé chargé d'une mission de service public.

Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.

Il peut s'agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.

Un document administratif peut être sous forme écrite, d'enregistrement sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique.

À savoir : un document à caractère juridictionnel (par exemple, un jugement), un document privé ( par exemple, un acte notarié), ou un document de l'Assemblée nationale ou du Sénat ne sont pas des documents administratifs.

Un téléservice permet de vérifier le caractère communicable d'un document administratif :

Vérifier le caractère communicable d'un document administratif
Simulateur

La communication des documents administratifs suivants n'est pas possible ou est soumise à conditions :

  • Document inachevéPar exemple, un brouillon.Un document est communicable uniquement sous sa forme définitive.
  • Document préparatoire à une décisionUn document préparatoire à une décision est communicable uniquement lorsque la décision qu’il prépare est intervenue.
  • Document dont le contenu a un caractère sensiblePar exemple, avis du Conseil d'État, avis des juridictions administratives, document d'une juridiction financière, document d'instruction du Défenseur des droits, document dont la consultation ou la communication porterait atteinte à la sécurité publique.Toutefois, leur communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.
  • Document concernant une personneUn document concernant une personne est communicable uniquement cette personne ou à ses mandataires compte tenu du droit au de chacun au secret médical, au respect de sa vie privée, et au secret en matière commerciale et industrielle.Toutefois, le document est communicable si l'administration peut préserver la confidentialité des informations en masquant les informations personnelles.
  • Archive publique couverte par un secret protégéLe secret peut être protégé entre 25 et 100 ans.Par exemple, l'accès à un registre de naissance de l'état civil est possible au bout de 75 ans.
À savoir : L’administration n'a pas l'obligation de communiquer les documents que vous pouvez obtenir par vos propres moyens compte tenu de leur diffusion publique.

À qui s'adresser ?

Adressez-vous à l'administration ou à l’organisme qui détient le document.

Dans certaines administrations, une personne est responsable de l'accès aux documents administratifs (Prada) :

Si le document souhaité est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.

Consultez l'annuaire des services publics d'archives :

Trouver un service d'archives accueillant le public
Outil de recherche

Le service d'archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.

Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.

Comment faire la demande ?

Votre demande peut être orale.

Toutefois, il est recommandé d'envoyer une lettre ou un mail et de conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration.

Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande.

Votre demande doit être précise pour que l'administration identifie le document souhaité.

Indiquez si vous souhaitez consulter le document sur place ou le recevoir par courrier ou par mail.

À savoir : L'administration n'est pas obligée de répondre à une demande abusive. Par exemple, demande d'une copie papier d'un document accessible en ligne.

L'administration doit vous communiquer le document dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponse dans le délai d'1 mois suivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée (refus tacite).

L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par décision motivée.

Le délai de réponse dépend de l'ancienneté du dossier médical :

  • Si le dossier médical a moins de 5 ans, l'administration doit répondre dans les 8 jours suivant la réception de votre demande.
  • Si le dossier médical a 5 ans ou plus, l'administration doit répondre dans les 2 mois suivant la réception de votre demande.

En l'absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l'administration refuse votre demande (refus tacite).

L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par décision motivée.

Quel mode de communication ?

Le mode de communication du document dépend des possibilités techniques de l'administration.

Il ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document.

Ainsi, selon le document, l'administration peut proposer :

  • La consultation sur place
  • La reproduction
  • L’envoi par mail

Si vous avez demandé de nombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.

L'administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents.

À savoir : Une administration peut aussi communiquer le document en le mettant en ligne sur internet, sous réserve qu'il soit communicable à toute personne et qu'il soit anonymisé si nécessaire.

Quel coût ?

La consultation sur place est gratuite.

L'envoi par mail de la copie d'un document au format numérique est gratuite.

La reproduction est payante. Selon le support de communication du document, le coût ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Coût de transmission

Support

Tarif maximum

Papier

0,18 € par page A4 (noir et blanc)

Cédérom

2,75 €

Dans quel délai ?

La saisine de la Cada se fait dans les 2 mois suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

À noter : Il est obligatoire de saisir la Cada avant de faire un recours contentieux devant le juge. Toutefois, il a des exceptions, par exemple en cas de saisine du juge des référés.

Quel coût ?

La saisine de la Cada est gratuite.

Comment ?

Vous pouvez saisir la Cada par formulaire en ligne, par lettre ou mail.

Vous devez préciser :

  • Votre identité
  • Votre adresse
  • L'objet de votre demande

Joignez une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

Ou s'adresser:
  • Commission d'accès aux documents administratifs (Cada)

Pour s'informer ou demander l'accès d'un document administratif en cas de refus explicite de l'administration ou si elle n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication.

Par téléphone

+33 (0)1 42 75 79 99

Par courrier

TSA 50730

75334 PARIS CEDEX 07

Par mail

cada@cada.fr

À partir de 5 demandes de communications de documents envoyées à différentes administrations, et ayant le même objet, vous devez les regrouper pour saisir la Cada.

Vous pouvez saisir la Cada par formulaire en ligne, par lettre ou mail.

Vous devez préciser :

  • Votre identité
  • Votre adresse
  • L'objet de votre demande
  • Pour chaque administration saisie, son nom, son email (en l'absence d'email, son adresse postale), la date à laquelle vous l'avez saisie d'une demande de communication et, si nécessaire, la date de notification du refus de communication.

Joignez les documents établissant qu'au moins un refus a été opposé par l'une des administrations saisies.

Ou s'adresser:
  • Commission d'accès aux documents administratifs (Cada)

Pour s'informer ou demander l'accès d'un document administratif en cas de refus explicite de l'administration ou si elle n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication.

Par téléphone

+33 (0)1 42 75 79 99

Par courrier

TSA 50730

75334 PARIS CEDEX 07

Par mail

cada@cada.fr

À noter : Votre saisine de la Cada pour la série de demandes vaut recours administratif préalable obligatoire pour chacune des demandes composant la série.

Accusé réception de votre demande

Si nécessaire, la Cada vous invite à compléter votre demande.

La Cada enregistre votre demande lorsqu'elle est complète.

Elle en accuse alors réception sans délai.

Si nécessaire, la Cada vous invite à compléter votre demande groupée.

La Cada enregistre votre demande groupée lorsqu'elle est complète.

Elle en accuse alors réception sans délai.

L'accusé réception indique la liste des demandes relevant de la série.

À savoir : La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus.

Réception de l'avis de la Cada

La Cada vous notifie son avis par lettre ou par mail dans un délai d'1 mois à partir de l'enregistrement de votre demande.

La Cada notifie son avis dans le même délai à l'administration qui a refusé votre demande de document.

Lorsque la Cada est favorable à la communication du document, l’administration doit l'informer de sa décision de s'y conformer ou non. Elle a un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

La Cada vous notifie son avis dans un délai d'1 mois à partir de l'enregistrement de votre demande.

La Cada notifie son avis dans le même délai à chacune des administrations correctement identifiées.

Lorsque la Cada est favorable à la communication du document, l’administration dont la saisine a été instruite par la Cada doit l'informer de sa décision de s'y conformer ou non. Elle a un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

Les autres administrations vous informent de leur décision de se conformer ou non à l'avis de la Cada. Elles ont un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

À savoir : La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus. Toutefois, elle notifie son avis à chacune des administrations correctement identifiées.
À noter : Même en cas d'avis favorable de la Cada, l'administration a le droit de confirmer son refus.

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un recours contentieux.

Vous pouvez saisir le juge administratif dans les 2 mois suivant la décision implicite de refus de l'administration.

La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

Exemple : Si la Cada enregistre votre demande le 1er octobre 2022, la décision implicite de refus intervient le 1er décembre 2022 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1er février 2023 pour faire un recours contentieux.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Ou s'adresser:

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.

Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d'État.

  • Commission d'accès aux documents administratifs (Cada)

    Pour s'informer ou demander l'accès d'un document administratif en cas de refus explicite de l'administration ou si elle n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication.

    Par téléphone

    +33 (0)1 42 75 79 99

    Par courrier

    TSA 50730

    75334 PARIS CEDEX 07

    Par mail

    cada@cada.fr

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BP 80028
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Fax
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Du lundi au vendredi
de 8h30 à 12h
et de 13h30 à 17h

Clairlieu
Service mairie :
les mardis de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h
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Lundi 14h - 17h
Mardi : 8h30 - 12h30 / 14h - 17h
Mercredi : 8h30 - 12h30
Jeudi : 8h30 - 12h30 / 14h - 17h
Vendredi : 8h30 - 12h30
Samedi : 8h30 - 12h30
 
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